1. Partes y objeto
El cliente actúa con carácter general como responsable de los datos personales que incorpora a HeruDoc. Aseguis Innova S.L., CIF B24836603, actúa como encargado para alojar, organizar, consultar, transformar, publicar y conservar esos datos únicamente con el fin de prestar el servicio. Este acuerdo forma parte de los Términos cuando resulta aplicable el artículo 28 del RGPD.
2. Duración
El encargo permanece vigente mientras Aseguis trate datos por cuenta del cliente y durante el tiempo necesario para su devolución, supresión, bloqueo o conservación legal tras la finalización.
3. Tratamientos, datos e interesados
Las operaciones pueden incluir recogida, registro, estructuración, almacenamiento, consulta, generación de PDF, publicación mediante URL específica, comunicación a usuarios autorizados, copia de seguridad, limitación y supresión. Pueden tratarse datos identificativos, profesionales, de contacto, conductores, vehículos, contratantes, rutas, servicios, auditoría y soporte. Los interesados pueden ser empleados, conductores, clientes, proveedores, colaboradores y contactos del cliente.
4. Instrucciones
Aseguis tratará los datos siguiendo las instrucciones documentadas del cliente, integradas por la configuración y uso normal de HeruDoc, estos documentos contractuales y las solicitudes de soporte. Si una obligación legal exige otro tratamiento, se informará al cliente salvo prohibición legal. Aseguis comunicará inmediatamente al cliente si considera que una instrucción infringe el RGPD u otra normativa aplicable de protección de datos.
5. Obligaciones de Aseguis
- Garantizar la confidencialidad de las personas autorizadas.
- Aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo.
- Asistir razonablemente en derechos, evaluaciones de impacto y consultas.
- Notificar sin dilación indebida las violaciones de seguridad que afecten al encargo.
- Poner a disposición información necesaria para demostrar cumplimiento.
- Suprimir o devolver los datos al finalizar, a elección del cliente y con las únicas excepciones legalmente exigibles.
6. Obligaciones del cliente
- Disponer de base jurídica e informar a los interesados.
- Introducir únicamente datos adecuados, pertinentes y necesarios.
- Configurar permisos, miembros, conservación y entrega de enlaces de forma segura.
- Comunicar instrucciones lícitas y colaborar en la atención de derechos e incidentes.
7. Subencargados
El cliente concede autorización general para utilizar los subencargados necesarios para prestar HeruDoc. Aseguis les impondrá por contrato obligaciones de protección de datos equivalentes a las de este acuerdo y seguirá siendo responsable frente al cliente de su cumplimiento. La relación actual figura al final del DPA.
Aseguis notificará con antelación cualquier incorporación o sustitución prevista mediante el correo asociado a la cuenta u otro canal contractual. El cliente dispondrá de 15 días para formular una objeción razonada por motivos de protección de datos. Las partes intentarán resolverla de buena fe; si no existe una alternativa razonable, el cliente podrá dejar de usar la función afectada o resolver el servicio correspondiente.
8. Transferencias internacionales
Cuando un subencargado implique una transferencia internacional, se utilizarán decisiones de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otro mecanismo válido, junto con medidas complementarias cuando proceda. El cliente puede solicitar información sobre esas garantías y, cuando proceda, una copia, sujeta a las limitaciones necesarias para proteger información confidencial de terceros.
9. Seguridad, auditoría y cooperación
Aseguis mantendrá medidas orientadas a confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia, entre ellas control de acceso con privilegio mínimo, cifrado de las comunicaciones, protección de secretos, trazabilidad de operaciones relevantes, copias de seguridad, gestión de vulnerabilidades e incidentes y revisión periódica de la eficacia de las medidas. Las auditorías se coordinarán con alcance y frecuencia razonables, priorizando documentación y certificaciones disponibles para evitar riesgos a otros clientes.
10. Finalización
A elección del cliente, Aseguis devolverá o suprimirá los datos personales al terminar la prestación y eliminará las copias existentes, salvo que una norma exija conservarlos. El cliente podrá solicitar la devolución durante el plazo de exportación comunicado, que con carácter general será de hasta 30 días. Las copias de seguridad pendientes de rotación permanecerán bloqueadas para cualquier otro uso y se eliminarán en sus ciclos limitados de conservación.
11. Contacto
Las comunicaciones relativas a este acuerdo se dirigirán a hola@herudoc.es.
DecAI es el nombre de la inteligencia artificial incluida en HeruDoc para preparar borradores y orientar sobre el uso de la aplicación. Ambas funciones son independientes.
12. Tratamiento para la creación asistida
Cuando el cliente activa la creación con IA, las operaciones del encargo incluyen la transmisión temporal del archivo, texto o grabación de voz, la transcripción del audio cuando corresponde, su análisis automatizado, extracción, estructuración y devolución como borrador. OpenAI actúa como subencargado para esta finalidad. Aseguis no conserva el archivo original, la grabación ni su transcripción tras el procesamiento, sin perjuicio de los datos que el cliente decida incorporar al borrador. El cliente debe limitar el contenido a lo necesario, informar a los interesados cuando corresponda y revisar la exactitud del resultado antes de cualquier publicación.
13. Tratamiento en el asistente de soporte
Cuando el cliente utiliza el asistente, OpenAI actúa también como subencargado para procesar la pregunta, el historial reciente y el contexto funcional necesario para responder. Esta función no está diseñada para recibir datos personales ni contenido documental y el cliente debe impedir su inclusión. HeruDoc no conserva el contenido de la conversación; cualquier resumen destinado al soporte humano se comparte únicamente con consentimiento expreso de la persona usuaria.
14. Relación actual de proveedores
Según las funciones utilizadas, pueden intervenir como subencargados Amazon Web Services para infraestructura, almacenamiento, copias y correo transaccional; Cloudflare para entrega y protección de red; Sentry para diagnóstico de errores e incidentes; Stripe para suscripciones y facturación; y OpenAI para las funciones opcionales de inteligencia artificial descritas en este acuerdo. Los proveedores de identidad Google, Microsoft o Apple solo intervienen cuando la persona usuaria elige uno de esos métodos de acceso y se rigen además por sus propias condiciones de privacidad.
15. Google Maps como responsable independiente
Cuando el cliente decide utilizar la búsqueda opcional de Google Maps, instruye a Aseguis para transmitir a Google el texto introducido, un identificador técnico temporal de la sesión de búsqueda y el identificador del lugar seleccionado. Conforme a las condiciones de Google Maps Platform aplicables en el Espacio Económico Europeo, Google trata la información recibida para esta función como responsable independiente y no como subencargado de Aseguis. Esta relación no modifica la condición de Aseguis como encargado respecto de los datos que el cliente decide guardar en HeruDoc.
La función no envía a Google el identificador de la cuenta ni el resto del borrador o documento. El cliente debe limitar las búsquedas a la información necesaria para localizar establecimientos, lugares o direcciones y evitar introducir otros datos personales. La función es opcional y el formulario manual continúa disponible.
Versión: 1.4 · Última actualización: 14 de septiembre de 2026.