1. Responsable
Aseguis Innova S.L., CIF B24836603, con domicilio de contacto en Calle Manuel de Falla 43, 08206 Sabadell, Barcelona. Correo de privacidad: hola@herudoc.es.
2. A quién se aplica
Esta política se aplica a visitantes, titulares y miembros de cuentas, contactos de facturación y personas que realizan consultas o piden soporte. Cuando una empresa cliente introduce datos de conductores, contratantes, proveedores u otros terceros en sus HeRU, el cliente actúa con carácter general como responsable y Aseguis como encargado conforme al acuerdo de tratamiento.
3. Datos tratados
- Identificación y contacto: nombre, correo, teléfono, empresa y cargo.
- Cuenta y seguridad: proveedor de acceso, identificadores, sesiones, roles, espacios, invitaciones, registros técnicos y de auditoría.
- Contratación: plan, consumo, estado de suscripción, facturación y datos fiscales necesarios.
- Soporte y comunicaciones: contenido de consultas, incidencias y preferencias.
- Uso del servicio: acciones necesarias para prestar, proteger y mejorar la aplicación.
- Aplicaciones móviles y diagnóstico: fotografía o grabación de voz elegida por la persona usuaria, versión de la aplicación, dispositivo, sistema operativo e información técnica de fallos.
Los datos incorporados por clientes a empresas, autobuses, conductores, servicios y documentos se tratan por cuenta del cliente, no para fines propios de Aseguis.
Si la persona elige acceder con Google, Microsoft o Apple, el proveedor seleccionado comunica el identificador, correo y, cuando esté disponible, el nombre asociado a la cuenta conforme a los permisos mostrados. Aseguis no recibe la contraseña utilizada con ese proveedor.
Los datos señalados como obligatorios son necesarios para crear o administrar la cuenta, contratar o utilizar la función solicitada; si no se facilitan, no podremos prestar esa parte del servicio. Los campos restantes son opcionales.
4. Finalidades y bases jurídicas
| Finalidad | Base jurídica |
|---|---|
| Atender consultas, demostraciones y solicitudes comerciales | Solicitud de la persona interesada y medidas precontractuales |
| Crear y administrar cuentas y prestar HeruDoc | Ejecución del contrato |
| Facturación y obligaciones contables o fiscales | Ejecución contractual y obligación legal |
| Seguridad, prevención de abuso, auditoría y defensa de reclamaciones | Interés legítimo y obligaciones legales |
| Comunicaciones comerciales no necesarias | Consentimiento, cuando sea exigible |
5. Conservación
Las consultas y solicitudes comerciales se conservarán durante el tiempo necesario para atenderlas y, cuando proceda, durante los plazos aplicables a responsabilidades. Los datos de cuenta se mantendrán durante la relación y, tras la baja, durante los plazos necesarios para atender responsabilidades. La información fiscal se conserva durante los periodos legales aplicables. Los datos tratados por cuenta del cliente se devolverán o suprimirán conforme a los términos, al DPA y a los ciclos de copia de seguridad, sin perjuicio de obligaciones de conservación.
6. Destinatarios y transferencias
Podrán acceder proveedores de alojamiento, infraestructura, almacenamiento, seguridad, identidad, correo, soporte y facturación que actúen bajo contrato y únicamente para prestar sus servicios. Cuando un proveedor implique transferencias internacionales, se aplicarán decisiones de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otras garantías válidas. Puedes solicitar información sobre esas garantías y, cuando proceda, una copia escribiendo al correo de privacidad. Los datos se comunicarán a administraciones y autoridades cuando exista obligación legal.
7. Derechos
Puedes solicitar acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación o portabilidad, así como retirar un consentimiento sin afectar al tratamiento previo, escribiendo a hola@herudoc.es e indicando tu solicitud. Si los datos fueron incorporados por una empresa cliente, podremos remitirte a esa empresa como responsable. También puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos.
8. Decisiones automatizadas y menores
No adoptamos decisiones con efectos jurídicos basadas exclusivamente en tratamientos automatizados. HeruDoc es un servicio profesional y no está dirigido a menores.
9. Seguridad y actualizaciones
Aplicamos medidas técnicas y organizativas proporcionadas al riesgo. Ningún sistema es invulnerable; las personas usuarias deben proteger sus accesos y comunicar incidentes. Actualizaremos esta política cuando cambien los tratamientos, indicando la fecha de revisión.
DecAI es el nombre de la inteligencia artificial incluida en HeruDoc para preparar borradores y orientar sobre el uso de la aplicación. Ambas funciones son independientes.
10. Aplicaciones móviles y diagnóstico técnico
Las aplicaciones para iPhone y Android acceden a la cámara o a la fotografía que la persona elige únicamente cuando solicita crear un borrador con DecAI o configurar el logotipo de su espacio. El micrófono se utiliza únicamente cuando la persona elige Dictar por voz y concede el permiso correspondiente. No acceden de forma general a la galería, la ubicación o los contactos.
Para detectar fallos y proteger el servicio, HeruDoc utiliza Sentry. Puede tratar datos técnicos como modelo de dispositivo, sistema operativo, versión de la aplicación, momento del error y traza técnica. La integración está configurada para no enviar nombres, correos, contenido documental, capturas de pantalla, grabaciones de sesión ni identificadores publicitarios. La base jurídica es el interés legítimo en mantener la seguridad, estabilidad y calidad del servicio.
11. Creación asistida con inteligencia artificial
Cuando una persona usuaria crea un borrador desde un archivo, texto o dictado de voz, HeruDoc envía ese contenido a OpenAI como proveedor de inteligencia artificial para extraer la información del servicio siguiendo las instrucciones del cliente. Pueden aparecer datos identificativos, profesionales, de contacto, rutas, vehículos y conductores incluidos en el material aportado. El archivo original no se conserva en HeruDoc después del procesamiento; los datos aceptados sí se incorporan al borrador. En imágenes se eliminan los metadatos antes del envío. La función no adopta decisiones con efectos jurídicos ni publica documentos automáticamente.
Cuando se utiliza el dictado, la grabación se envía a OpenAI para transcribirla y extraer los datos del borrador. HeruDoc no conserva la grabación ni su transcripción después del procesamiento; sí conserva los datos que la persona acepte en el borrador. La conservación que pueda realizar el proveedor se rige por sus condiciones y controles aplicables.
12. Asistente de soporte
Cuando se utiliza el asistente, la pregunta, el historial reciente de la conversación y el contexto funcional de la pantalla se envían a OpenAI para generar una respuesta sobre el uso de HeruDoc. No se envían URL ni identificadores de documentos y HeruDoc no conserva el contenido de estas conversaciones. La persona usuaria no debe incluir nombres, NIF, matrículas, emails, contenido documental ni otros datos personales. El registro de valoración conserva únicamente referencias abstractas sobre el tema, la fuente y si se necesita ayuda humana, no la pregunta, respuesta o historial. Un resumen saneado solo se comparte con el equipo humano con consentimiento expreso. Aunque las solicitudes se configuran para no almacenarse como respuestas del proveedor, OpenAI puede mantener registros de seguridad o prevención de abuso conforme a sus controles aplicables.
13. Búsqueda opcional con Google Maps
La aplicación web ofrece una ayuda opcional de Google Maps para buscar establecimientos, lugares y direcciones en España. Cuando la utilizas, HeruDoc envía mediante su servidor a Google el texto que escribes, un identificador técnico temporal de la sesión de búsqueda y, al elegir un resultado, su identificador de lugar para obtener los datos de dirección. No se adjuntan a esa solicitud tu identificador de cuenta ni el resto del borrador o documento. Evita incluir en el buscador datos personales que no sean necesarios para localizar el lugar.
HeruDoc guarda en la empresa, el perfil o el punto del recorrido los datos que aceptas en el formulario y, cuando seleccionas un resultado, el identificador de lugar que permite volver a abrir la ubicación exacta. Si sustituyes manualmente la dirección principal o el lugar, se elimina esa asociación exacta. También puedes prescindir por completo de la búsqueda y rellenar los campos manualmente.
Google puede tratar los términos de búsqueda y los datos técnicos relacionados con la prestación de Google Maps conforme a su Política de Privacidad, actuando como responsable independiente para ese tratamiento. Si pulsas Abrir en Google Maps, tu navegador accede directamente al servicio externo de Google.
Versión: 1.4 · Última actualización: 14 de septiembre de 2026.