La obligación recae sobre la empresa transportista
La Orden FOM/1230/2013 exige que los autobuses destinados al transporte público de viajeros circulen con su hoja de ruta y obliga a la empresa transportista a conservarla durante un año. La resolución de 2026 añade que el documento electrónico debe generarse antes del inicio efectivo y que una copia debe entregarse al conductor.
Por tanto, aunque otra persona pueda preparar materialmente los datos, la empresa que realiza el transporte debe organizar el proceso y comprobar que el documento existe, es correcto y está disponible.
Qué hace la persona o entidad contratante
El colegio, agencia, empresa, asociación, hotel, organizador o cliente que contrata el servicio facilita normalmente datos como el recorrido, fecha, paradas y características del viaje. Aportar información no desplaza la obligación documental de la empresa transportista.
¿Puede prepararlo una gestoría o una agencia?
Sí, la preparación puede organizarse mediante personal propio o un tercero autorizado. Deben utilizarse los datos reales del servicio y la empresa transportista debe poder revisar el resultado, entregarlo al conductor y conservarlo. Externalizar la tarea no convierte al tercero en transportista ni elimina la responsabilidad de quien presta el servicio.
Qué debe recibir el conductor
Antes de comenzar, el conductor debe disponer del PDF con QR, de una copia impresa que contenga el QR o del propio QR como fichero independiente. Si el documento se modifica durante el servicio, debe recibir la versión actualizada.
Un reparto de tareas que evita salidas sin documento
- El contratante comunica los datos del viaje.
- La empresa completa autobús, conductor y naturaleza del servicio.
- La aplicación genera el PDF nativo y registra la hora.
- La empresa revisa y entrega el documento al conductor.
- HeruDoc conserva el histórico y las versiones dentro del espacio de la empresa.
Preguntas frecuentes
¿Quién es responsable de generar el HeRU?
La empresa transportista debe asegurarse de que la hoja de ruta se genere antes del servicio, se entregue al conductor y se conserve. Puede organizar la preparación con personal propio o con un tercero autorizado.
¿Puede emitirlo la agencia o el colegio que contrata el viaje?
Pueden facilitar datos o preparar el documento por encargo, pero la empresa transportista que realiza el servicio debe comprobar que existe, que contiene los datos correctos y que el conductor lo lleva disponible.
¿Quién conserva la hoja de ruta?
La empresa transportista debe conservar el fichero electrónico durante al menos un año desde la realización del servicio.